第一章总则

第一条为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，深入推进依法治校，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同的授权、拟定、审批、履行、档案管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。

第三条本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体在民事活动中，与自然人、法人和非法人组织之间设立、变更、终止民事法律关系的书面协议。

除即时履行或按规定可以不订立书面合同外，应当订立书面合同。

第四条学校合同管理坚持遵守国家法律、行政法规，遵循防范风险和权责统一的原则，实行统一指导、归口管理、各负其责的制度。

学校各二级单位和个人，应当熟悉职责范围内与合同相关的法律法规，在合同管理的各个环节严格履行职责，维护学校权益。

第二章合同管理机构与职责

第五条学校办公室是合同综合管理部门，主要职责为：

（一）制订和修改学校合同管理的基本规章制度；

（二）对学校各类合同管理事务进行监督、检查和评估；

（三）为归口管理部门、合同承办单位（部门）办理合同事务提供法律咨询；

（四）对非范本合同文本进行初审及法律审查，提出法律意见；

（五）出具法定代表人授权委托书；

（六）协调归口管理部门、合同承办单位（部门）处理合同纠纷及法律诉讼。

第六条归口管理部门是指学校授权的相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作（见附件1），主要职责为：

（一）制定本部门业务范围内的合同管理细则和工作流程；

（二）制定业务范围内合同范本，逐步建立合同示范文本库，并报学校办公室及相关部门备案；

（三）负责业务范围内的合同审查、备案；

（四）定期对业务范围内合同履行情况进行检查评估；

（五）指导、督促合同承办单位（部门）做好合同履行、变更、解除、终止等环节的工作；

（六）协助承办单位（部门）处理业务范围内的合同纠纷及法律诉讼。

（七）将合同及相关材料向档案馆归档；

未列入归口管理部门审查的合同，根据合同性质，由相关部门按职责分工履行合同管理职责。

第七条合同承办单位（部门）是指各二级单位，是合同管理的责任单位，其主要负责人是合同管理的第一责任人。合同承办单位（部门）主要职责为：

（一）申请学校法定代表人授权，办理合同授权委托书；

（二）对所承办合同项目进行论证、立项；

（三）调查合同相对方的主体资格和资信状况；

（四）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本；

（五）在授权范围内，与合同相对方订立合同；

（六）将合同及合同审批表（见附件2）等材料提交相关部门审查；

（七）全面履行合同义务，监督合同相对方的履行情况；

（八）牵头处理合同纠纷以及法律诉讼。

合同涉及多个承办单位（部门）的，由主要承办单位（部门）负责。

归口管理部门可作为承办单位（部门）直接承办合同事务。

第八条合同承办人，是指合同承办单位（部门）具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。

合同承办单位（部门）须指定一到二名合同承办人，负责具体承办合同有关事务，并向学校办公室备案。合同承办人应为本单位（部门）在编在岗工作人员。

合同承办人工作发生变动的，承办单位（部门）应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同事务的书面交接手续。

合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在单位（部门）的要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的相关事务，对出现的任何与合同有关的问题，承办人应当及时向本单位（部门）负责人报告。

第三章合同的拟定

第九条合同承办单位（部门）在合同提交审查以前，应当对合同项目的必要性、真实性、可行性、合理性进行详细论证，对合同当事人主体资格、经营范围、履约能力、资信情况和委托代理权限等进行调查、核实。

第十条合同起草前，合同承办单位（部门）应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。对于影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财务、审计等专业人员参与谈判。

第十一条合同的主要内容应当包括法律法规规定的一般条款，如当事人的姓名（名称）、住所和联系方式，标的、数量、质量、价款或报酬，双方的权利义务，履行期限、地点和方式，变更和解除，违约责任，解决争议的方法等。经过招投标的合同起草时，应当与招投标文件相关内容保持一致。

第十二条合同拟定应当优先使用合同范本，没有合同范本的应当由合同承办单位（部门）起草。合同文本由合同相对方提供的，合同承办单位（部门）应认真审阅并及时提出修改意见,并对合同起草内容负责。

非范本合同文本在进入审批流程之前，应提交学校办公室进行初审。

第十三条任何单位（部门）和个人不得以学校名义签订经济担保合同，未经批准不得以学校名义签订投资和借贷合同。

禁止倒签合同，即禁止在合同签订生效之前已经开始实际履行、在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

禁止恶意拆分合同，即禁止为规避法律法规和学校规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第四章合同的审批

第十四条合同分为一般合同和重大合同。重大合同是指具有下列情形之一的合同：

（一）应当由校党委常委会会议或校长办公会议研究的；

（二）由归口管理部门提出，报请校领导确定的。

一般合同是指重大合同以外的合同。

第十五条合同审批应当分类按流程进行（见附件3、附件4），首先由归口管理部门进行业务审查，主要审查合同是否获批立项或是否经校领导同意、合同项目的论证是否充分、是否采用合同范本或是否对合同范本进行实质性修改、合同内容是否真实可行、合同的订立是否符合学校利益等。

第十六条业务审查通过后，按照合同范本起草的一般合同可直接签订，其他合同由归口管理部门根据需要送相关单位（部门）进行会签，合同项目的资金来源、收付款方式、财务、税务的合理性等由财务处进行审核；相关数量、标准、双方权利与义务等由审计处进行审核；其他单位（部门）依据职责分工对合同相关内容进行审核。

第十七条除一般合同中按照合同范本起草的合同文本外，其他合同文本应当进行法律审查，主要审查合同主体、内容、形式是否合法，合同条款是否齐备合理等。

第十八条法律审查通过后，一般合同可直接签订；重大合同由学校办公室提请校领导审批。

第十九条合同审批及会签单位（部门）在审查时应当提出明确意见和建议，并在收到送审材料之日起5个工作日内完成相关工作，特殊情况可适当延长审批期限。

第五章合同的签订

第二十条合同由学校法定代表人签署，或由法定代表人授权签署。未经授权，任何单位（部门）和个人不得以学校名义对外订立合同。任何单位（部门）和个人不得超越授权范围订立合同。

第二十一条学校合同印章实行分类、分部门管理：

（一）“湖北工业大学科研及成果转化合同专用章”适用于科技类合同，由科学技术发展研究院负责管理；

（二）“湖北工业大学采购合同专用章”适用于货物、服务采购类合同，由实验室与资产管理处负责管理；

（三）“湖北工业大学基建维修合同专用章”适用于基建、工程维修类合同（含拆迁合同），由基建处负责管理；

（四）学校所属具有独立法人资格的单位负责管理和使用各自合同专用章；

（五）“湖北工业大学合同专用章”适用于未列入上述授权类别的合同，由学校办公室负责管理。

第二十二条合同印章管理部门应结合工作实际，制定印章管理制度及使用流程，明确印章管理人，建立用印管理台账，严格印章管理和使用，对因印章管理问题造成的不利后果承担相应责任。

第二十三条合同承办单位（部门）应当到合同印章管理部门办理用印手续。

合同文本应当在落款签章处和涂改处用印；合同文本为两页及以上的应加盖骑缝章。

第六章合同的履行、变更和解除

第二十四条合同承办单位（部门）在合同履行过程中，应当全程跟踪合同的履行，监督合同相对方的履行情况，对履行过程中发现的问题应当及时向归口管理部门报告。归口管理部门接到报告后应及时处理。

第二十五条合同需办理补充、变更手续的，应及时订立书面协议，并重新办理合同审批手续。

第二十六条发生合同纠纷后，合同承办单位（部门）应当与合同相对方积极协商，能够协商一致的，应当将解决方案报归口管理部门审查后执行，重大合同的纠纷解决方案应当经学校办公室审查、校领导审批同意后执行；不能协商一致的，应当及时通过仲裁、诉讼等法律途径解决。

第二十七条合同中有关争议解决的条款，原则上应约定由学校所在地人民法院管辖，或约定由学校所在地仲裁机构裁决。涉外合同中，合同文本有多个语种文本时，应当争取在不同文本产生冲突时以中文文本为准；有关争议解决的条款，应当争取在中国大陆相关国际仲裁中心申请仲裁；法律适用条款应当争取适用中华人民共和国法律。

第七章合同档案管理

第二十八条合同归口管理部门及承办单位（部门）应当妥善保管合同及相关材料，并按规定及时向档案馆归档。

合同归档相关材料包括：合同立项材料、合同正本、审批流程单、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第二十九条归口管理部门应当建立合同台账，对合同有关内容和事项进行记载和跟踪，并定期向学校办公室报送合同台账登记表（见附件6）。

第八章考核与责任追究

第三十条学校相关职能部门对合同的管理和执行情况进行考核，考核结果纳入学校年度目标管理考核体系。

第三十一条有下列情形之一的，学校将根据法律法规和学校规定追究相关单位（部门）负责人、经办人及有关人员的责任：

（一）未获授权或超出授权范围签订合同的；

（二）应当签订书面合同而未签订的；

（三）提供虚假资料或虚构事实订立合同的；

（四）滥用职权、玩忽职守的；

（五）丢失或者擅自销毁、隐匿、篡改合同或相关材料的；

（六）对合同相对方的主体资格、资信状况、合同内容等方面不尽审慎勤勉义务的；

（七）恶意串通，损害学校利益的；

（八）故意或重大过失泄露合同所涉及的秘密信息的；

（九）其他违反法律法规和学校规定的行为。

第九章附则

第三十二条湖北工业大学具有独立法人资格的单位，参照本办法管理合同事务。

第三十三条本办法由学校办公室负责解释。

第三十四条本办法自发布之日起施行，原《湖北工业大学合同管理办法》（湖工大〔2016〕12号）同时废止。