1.会议主办单位需在使用报告厅前一周,从图书馆网站主页进入“常用服务”-“报告厅借用”下载“图书馆报告厅使用预约单”,并按表格要求填写。指派联系人与图书馆联系。图书馆联系电话15549308929或59750756;填写好的预约单,以电子邮件发往:15585854@qq.com。
2.图书馆办公室人员收到邮件后,与主办单位联系人核对办会信息;送图书馆书记批准,将批准情况反馈会议主办单位联系人。
3.使用预约成功的,请主办单位联系人接反馈后,及时打印预约单,送单位领导签字,加盖单位印章,同校防办批准集会批准件(必需时),一并送图书馆办公室。
4.图书馆办公室人员将收到的纸质预约单送图书馆书记签字、盖章、备案;通知图书馆物业服务公司,按预约单有关要求,做好相关会务准备工作。
5.根据会前准备工作时间要求,主办单位至少需在正式会议的前一天,派专门人员来图书馆报告厅,投入会务准备(包含但不限于各类设备调试,文件电脑存储,会议设备使用、会场特殊布置等)。
6.会议结束时,主办单位联系人在会议确认栏签字。主办单位负责及时拆迁主办方自带的会议相关设备、办会物品;主办单位委托会议公司办会的,督促会议公司及时拆迁所有会议设备;场内布置调整较大的,主办方负责协助完成会场复原。